3. Chuẩn bị mẫu nhập liệu - DATAVIEW

Trước tiên, hãy tạo một mẫu nhập liệu bằng Excel. Truy cập vào Lập Báo Cáo > Nhu Liệu, sau đó làm theo các bước dưới đây:

• Chuẩn bị một mẫu nhập liệu:

• Nhấp vào biểu tượng + để thêm một bản ghi mới, đặt tên mã cho bảng dữ liệu này, ví dụ là ILA (Tải dữ liệu lên sổ cái A

• Chọn kết nối default từ cửa sổ hiện ra khi nhấp vào chọn kết nối.

• Nhấp vào nút Add Table

• Chọn bảng laatransaction

• Nhấp vào nút Lưu

• Bây giờ, nhấp vào nút “Run” để chạy bảng dữ liệu này. Nó sẽ hiển thị một bảng dữ liệu với tất cả các cột của bảng laatransaction

• Nhấp vào nút Excel để tải xuống nó. Bạn sẽ có một tệp mẫu Excel có vẻ như thế này:

• Cuối cùng, đổi tên cột A từ id thành posting, như vầy

Có một cách dễ dàng hơn để chuẩn bị mẫu nhập liệu. Hãy tải xuống nó trực tiếp từ liên kết này: ILA

• Bây giờ, hãy thêm một bảng mới, được đặt tên là DATAVIEW, vào tệp dữ liệu đã chuẩn hóa. Hãy đảm bảo rằng DATAVIEW là bảng đầu tiên của tệp dữ liệu Excel. Tệp này sẽ có 5 bảng như thế này:

• Nhập các công thức bắt đầu từ hàng thứ 2 xuống như sau:

  • posting: A2 ="B"

  • ledger: B2 ="a"

  • journalno: C2 =LG!N4

  • journalline: D2 =IF(C2 <>C1,1,D1+1)

  • journaltype: E2 =LG!M4

  • transactionref: G2 =LG!K4

  • period: H2 =LG!L4

  • transactiondate: I2 =CONCATENATE(YEAR(LG!B4),"-",MONTH(LG!B4),"-",DAY(LG!B4))

  • description: K2 =LG!F4

  • accountcode: L2 =LG!U4

  • currencycode: R2 =IF(S2 = 0, "", "USD")

  • currencyrate: S2 =LG!V4

  • operator: T2 = "*"

  • otheramt: U2 =LG!Y4

  • amount: V2 =LG!P4

  • d_c: W2 =LG!O4

  • reportrate: S2 = "0"

  • reportoperator: T2 = "*"

  • addresscode: AP2 =LG!T4

  • invoiceno: BC2 =LG!Z4

  • invoicedate: BD2 ==LG!AA4

  entrydate: CE2 =CONCATENATE(YEAR(LG!A4),"-",MONTH(LG!A4),"-",DAY(LG!A4))

Hãy chắc chắn rằng bạn chọn toàn bộ hàng từ cột B2 đến CF2 và kéo công thức xuống dưới cho tất cả các giao dịch của bảng LG.

• Tiếp theo, chúng ta cần xác định phạm vi dữ liệu (named range). Hãy định nghĩa một phạm vi dữ liệu được đặt tên __data__ bằng chính xác số dòng và cột chứa dữ liệu trong bàng DATAVIEW. Trong dữ liệu mẫu của chúng ta, nó kéo dài từ ô A1 đến ô CF3341

  
• Kiểm tra dữ liệu của bạn

• Hãy đi tới Kế Toán Sổ Cái > Tải Nghiệp Vụ và nhấn vào biểu tượng nhập

• Duyệt đến và chọn tệp Excel của bạn

• Nhấn vào Preview 500 để nhanh chóng xem lên đến 500 bản ghi đầu tiên

• ĐỪNG nhấn vào nút “Import”. Chúng ta cần chuẩn bị một số Thiết Lập Chung trước khi nhập chúng